آیا می توانید وظایف پرسنل خود را در پایان هر روز برای آنها تعیین کنید؟
آیا می توانید وظایف پرسنل خود را در پایان هر روز برای آنها تعیین نموده و در روز مورد نظر برای آنها قرار دهید تا در بین جلسات کاری با شما تماس نگیرند؟
یکی از قسمت های مهم در هر نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری، قسمت کارتابل می باشد. با استفاده از این ماژول کاربران می توانند وظایفشان را به یک دیگر محول کنند و یا حتی وظایف خود را جهت جلوگیری از فراموشی در کارتابل خود ثبت نمایند. اگر بتوانید کارمندان خود را به استفاده از ابزارهای کارتابل عادت بدهید، باعث می شود بسیاری از خطا ها که در اثر فراموشی یا عدم آگاهی از اطلاعات به وجود می آید، کاسته شود.
آیا ارتباط میان مشتریان را می دانید؟
آیا می توانید ارتباط میان مشتریان را بدانید؟ بعنوان مثال بدانید کدام مشتریها با هم شریک هستند یا کدام مشتریها علاوه بر داشتن شرکتی کارمند شرکت دیگری نیز می باشند؟
وقتی تعداد پرونده ها زیاد می شود، ممکن است شرایطی به وجود بیاید که بعضی از پرونده ها با هم ارتباط داشته باشند. به طور مثال رابطه کاری داشته باشند، یا حتی رابطه خویشاوندی. گاهی اوقات نیز طبیعت سازمان به گونه ای است که پرونده ها با هم ارتباط دارند. مثلا در یک آموزشگاه، هر کدام از اساتید و همچنین هنرجویان یک پرونده اختصاصی دارند. با استفاده از ماژول ارتباطات میان پرونده ها، میتوانید بین هر استاد و هر کدام از دانشجویانش، یک رابطه تعریف کنید. در این صورت، هر زمانی که به پرونده استاد مراجعه کنید، می توانید تمام هنرجویانش را مشاهده کنید و بر عکس.
آیا می توانید از اطلاعات خود گزارش بگیرید؟
آیا می توانید خیلی سریع از مشتریهایی که نقدی پرداخت می کنند گزارش بگیرید یا مشتریهای یکی از بازاریابهایتان را مشاهده کنید؟
داشتن و دسترسی به اطلاعات یک مسئله است، پردازش و تجزیه و تحلیل اطلاعات یک مسئله جداست. مثلا شما با مراجعه به یک پرونده می توانید نحوه بازاریابی مشتری را ببینید. اما آیا می توانید از اطلاعات نحوه بازاریابی گزارش تهیه کنید. آیا می دانید کدام روش بازاریابی بیشترین مشتری را برای شما جذب کرده یا کدام روش کم ترین مشتری را برای شما داشته است. آیا می دانید کدام پرسنل شما تعداد فروش بیشتری داشته است؟
آیا می دانید چند درصد از مشتریان شما مربوط به تهران یا سایر شهر ها می باشند؟
آیا می دانید در کدام منطقه از تهران بیشترین مشتری را جذب نموده اید؟ آیا نقاط این مشتریان را روی نقشه تهران دارید؟
شما علاوه بر اینکه می توانید در نرم افزار پی سی آفیس، آدرس های مربوط به پرونده را ثبت کنید و بعدا به آن مراجعه کنید یا در قسمت جستجو آدرسی را جستجو نمایید، می توانید با استفاده از ستون های قسمت آدرس، از آدرس ها گزارش آماری تهیه کنید. امکان دیگری که نرم افزار پی سی آفیس در قسمت آدرس به شما می دهد، علامت گذاری محل آدرس روی نقشه است.
آیا کاتالوگ شرکت خود را همیشه در دسترس دارید؟
آیا بروشور محصولات کارخانجات، کارت ویزیت همکاران، فایل های ویدیوئی و تصویری شرکت های تبلیغاتی، فایل صوتی یک تماس بخصوص در پرونده آنان موجود است؟
یکی از اهداف نرم افزار های دیتابیس جمع آوری و یکپارچه سازی تمام اطلاعات یک مجموعه است. این اطلاعات معمولا یک سری داده به صورت کلمات اعداد و جملات هستند.
اما گاهی اوقات این داده ها در قالب یک فایل هستند. یک نرم افزار crm خوب باید از یک نرم افزار دیتابیس قوی نیز استفاده کند، تا امکان ضمیمه کردن فایل های مختلف به پرونده های موجود در نرم افزار را داشته باشد. در نرم افزار پی سی آفیس نیز چنین امکانی فراهم شده است و این امکان وجود دارد تا فیلد های با قابلیت ذخیره کردن فایل در خود، ایجاد کنید.
آیا می دانید تماس های آینده را چطور پیگیری کنید؟
اگر تماسی موکول به آینده شد آیا نرم افزاری دارید که در آن روز به شما یادآوری نماید؟ چه کسی پیام را برای شما گذاشته؟ و در چه رابطه بوده است؟
یکی از موضوعات مهم در بحث فروش پیگیری به موقع و منظم مشتری است. چون که این احساس را به او القا می کند که فراموش نشده است و نشان دهنده این است که در سازمان
شما نظم و انضباط سازمانی برقرار است. به همین منظور در نرم افزار پی سی آفیس ابزارهایی مانند:
- اتوماسیون
- کارتابل
- ثبت نکته
- لیست
- فیلد تاریخ
در نظر گرفته شده است تا با استفاده از آن ها بتوانید همیشه از مواردی که نیاز به پیگیری دارند مطلع باشید.
آیا می دانید چند درصد از تماس ها منجر به سفارش شده است؟
آیا می دانید در پایان هر روز چند درصد از تماس های سازمان منجر به سفارش شده؟ چند تا اعلام قیمت بوده؟ چند تا اقوام و دوستان بوده؟ و چند تای آنان موکول به آینده شده؟
با استفاده از امکان ثبت نکته در نرم افزار پی سی آفیس می توان برای هر تماسی که انجام می شود، متن کوتاهی به عنوان نکته یا یادداشت اختصاص داد.
در این صورت هر وقت شما یا سایر کاربران سابقه تماس های انجام شده با مشتری را بررسی می کنید، از خلاصه صحبت های انجام شده اطلاع پیدا می کنید و از روند مکالمات مطلع می شوید.
همچنین این امکان برای شما فراهم شده که در هنگام ثبت نکته برای تماس یک پرچم از بین پنج پرچم رنگی یک را برای تماس مورد نظر انتخاب کنید و به این وسیله نتیجه یا موضوع تماس ها را دسته بندی کنید.
در صورت علامت گذاری تماس ها به وسیله پرچم ها می توانید پرچم ها را فیلتر کنید و به این صورت گزارشی از تماس های خود تهیه نمایید. به عنوان مثال اگر برای تماس هایی که منجر به فروش محصول شده پرچم سبز قرار دهید می توانید تماس هایی که با پرچم سبز علامت گذاری شده را فیلتر نمایید و تعداد تماس های منجر به فروش خود را به دست آورید.
آیا می توانید گزارش تمامی تماس های سازمان را داشته باشید؟
آیا می توانید گزارش از تماسهای سازمان که بالای ۱۰ دقیقه بوده را داشته باشید؟ آیا می دانید در کدام روز هفته بیشترین تماس با شما گرفته می شود؟ چند درصد از کسانی که قیمت گرفته اند مشتری شده اند؟
یکی از وظایف مدیران جهت بهبود عملکرد سازمان، بررسی داده هاست که شامل بررسی نتیجه تماس های تلفنی نیز می باشد.
در نرم افزار پی سی آفیس علاوه بر ثبت اطلاعات تماس ها، امکان پردازش این اطلاعات و ارائه گزارش وجود دارد که این گزارشات قابلیت نمایش به صورت نمودار را نیز دارد.
گزارشاتی که نرم افزار به شما ارائه می دهد را می توانید بر حسب نیاز خود طراحی نمایید و قبل از استخراج گزارش، با استفاده از امکانات فیلترینگ تماس ها، لیست مد نظر خود را به دست بیاورید.
آیا به اطلاعات مشتری هنگام مکالمه دسترسی دارید؟
آیا پس از برداشتن گوشی می دانید قبلاً در چه تاریخ هایی با او صحبت نموده اید؟ آیا می دانید نتیجه مکالمات چه بوده است؟ آیا می دانید کدام پرسنل با او صحبت کرده اند؟ اگر پیش فاکتوری برای او صادر شده اسکن آن را دارید؟ آیا به اطلاعات مشتری دسترسی دارید؟
در نرم افزار پی سی آفیس می توانید:
-
- با مراجعه به پرونده مشتری می توانید سوابق تماس مشتری را مشاهده نمایید.
- برای هر تماس نکته و متنی اختصاص دهید و در آینده از آن استفاده نمایید.
- اسناد، فاکتورها و یا پیش فاکتور های صادر شده را به رونده ها ضمیمه نمایید.
